9 praktische stappen
Voorbereiding op de IFS audit in de food
️9 praktische stappen om je foodbedrijf voor te bereiden op een succesvolle IFS-audit
Er is heel wat nodig om voedselveilige producten te produceren. Zo moet je voldoen aan een hele reeks aan basisvoorwaarden. Maar ook na toepassing van alle basisvoorwaarden, kunnen er nog gevaren bestaan voor de voedselveiligheid. Met de uitvoering van je HACCP studie bepaal je daarom waar er nog risico's voor de voedselveiligheid overblijven. Met de borging van je CCP's en oPRP's zorg je ervoor dat ook die risico's worden uitgesloten.
Met o.a. analyse van afwijkingen en audits verifieer je of je werkwijze effectief is, en bekijk je waar er verbetering mogelijk is. Een belangrijke standaard binnen de food is IFS Food standaard. In de voedingsindustrie vormt het behalen van een IFS-audit (International Featured Standards) een belangrijk bewijs van je goede manier van produceren.
De IFS-normen zorgen ervoor dat je voldoet aan de hoogste eisen op het gebied van voedselveiligheid, kwaliteit en wetgeving. Maar hoe zorg je ervoor dat je food organisatie op gebied van training en instructie klaar is voor deze uitdaging?
In dit artikel delen we inspirerende en praktische stappen om jouw foodbedrijf zo goed mogelijk voor te bereiden op de trainings- en instructie eisen van een IFS-audit: van het trainen van je team tot het creëren van een sterke voedselveiligheidscultuur.
Stap 1: Leg een stevig fundament: train je medewerkers in voedselveiligheid en hygiëne
Bij een IFS-audit draait alles om voedselveiligheid en hygiëne. Het is daarom essentieel dat je medewerkers precies weten hoe ze risico’s moeten minimaliseren en hygiënisch te werk gaan. Zorg ervoor dat een beleid is opgesteld voor het trainen van al je personeel. En train ze ook volgens dit beleid. Onderwerpen waarvoor iedereen moet worden getraind, zijn o.a.:
Laat ook de digitale security onderdeel zijn van je plan voor food fraude: als je jouw bedrijf niet wapent tegen internetcriminelen, dan kunnen ook zij een bedreiging vormen.
Een tip: maak je trainingen leerzaam én vooral ook leuk, zodat medewerkers gemotiveerd blijven. Zorg bijvoorbeeld voor afwisseling in oefenvormen. En speel in op het niveau van de deelnemer: maak de training in basis eenvoudig, met eenvoudig taalgebruik. Voeg eventueel extra ‘weetjes’ toe voor de deelnemers die breed geïnteresseerd zijn, waarbij je duidelijk maakt dat deze extraatjes geen onderdeel zullen vormen van een toets.
Stap 2: CCP- en kwaliteitstraining
Tijdens een goede audit wordt er zeker aandacht besteed aan de wijze waarop medewerkers de kritische punten in jouw productieproces borgen. De wijze waarop zij deze controles uitvoeren, hun kennis van deze kritische punten, maar ook de manier waarop zij zijn getraind, zijn essentieel. Zorg ervoor dat de praktijktraining, gestructureerd plaatsvindt. Zorg ervoor dat de werkstrandaarden worden gehanteerd. En toets! Leg vast wat de resultaten zijn van je praktijktraining!
Stap 3: Documentatie is key – houd alles bij
Een audit vraagt om harde feiten en cijfers. Zorg ervoor dat alle instructies en trainingen goed gedocumenteerd zijn. Voorbeelden van zaken die gedocumenteerd moeten worden, zijn: de werkstandaarden, de inhoud van de training, de naam van de trainer, de datum de tijdsduur, certificeringsdatum, verloopdatum.
Door deze gegevens nauwkeurig bij te houden, kun je tijdens de IFS-audit moeiteloos aantonen dat je voldoet aan de eisen. Maak hierbij gebruik van een systeem dat niet alleen efficiënt is, maar ook toegankelijk voor je team, zodat zij hun eigen voortgang kunnen volgen.
Een tip: met een opleidingssysteem zoals Projuice, wordt de registratie geautomatiseerd. Hierdoor is alles continu up-to-date en zijn rapportages accuraat. We zo handig, niet alleen ter voorbereiding op een audit, maar altijd!
Stap 4: Train de trainer
Een trainer ben je niet zomaar. Je moet zowel inhoudelijk als didactisch over kennis en vaardigheden beschikken. Tijdens een audit wordt erop gelet wie binnen jouw bedrijf trainers zijn. Hoe heb je hen geselecteerd? Hoe weet je of zij geschikt zijn om die belangrijke inhoud te trainen? Dit dient in jouw beleid te staan vermeld. En je dient te kunnen aantonen dat de trainers voldoen aan jouw beleid.
Tip: wist je dat je met Projuice alleen geschikte trainers kunt koppelen aan een deelnemer? Projuice borgt per opleiding precies welke trainers geschikt zijn om die inhoud te trainen.
Stap 5: Train alle werkprocessen
Zoals we bij stap 3 al lieten weten, wordt tijdens een audit de borging van de kritische punten in jouw productieproces sowieso onder de loep genomen. Maar, ook andere werkprocessen zijn van invloed op de kwaliteit en voedselveiligheid van jouw producten! Wat dacht je bijvoorbeeld van de uitvoering van een reiniging? Misschien niet bestempeld als kritisch punt in jouw productieproces, maar IFS vereist wel degelijk dat ook de training van dergelijke ‘functie gebaseerde werkprocessen’ aan de norm voldoen. Werknemers moeten voor hun functie zijn getraind, zodat zij de product- en proceseisen kunnen waarborgen. En ook hier geldt weer: alles moet worden gedocumenteerd.
Een tip: werk met een skillmatrix, zodat je precies per werkplek in kaart hebt of een werknemer voldoet aan alle eisen die zijn functie aan deze werkplek stelt. Hierdoor voldoe je gemakkelijk aan de norm, niet alleen tijdens een audit, maar het hele jaar door.
Stap 6: Wet- en regelgeving altijd up-to-date
De voedingsindustrie staat nooit stil en wetgeving verandert voortdurend. Bijblijven is cruciaal. Zorg dat je medewerkers op de hoogte blijven van de nieuwste regelgeving via regelmatige bijscholingen.
Denk aan maandelijkse sessies waarin je veranderingen in de wetgeving vertaalt naar de praktijk. Dit zorgt ervoor dat je bedrijf altijd voorbereid is op de nieuwste eisen die tijdens een IFS-audit aan bod kunnen komen.
Stap 7: Effectief inwerken: zorg voor een gestructureerde onboarding
Nieuwe medewerkers vormen een belangrijk onderdeel van je succes bij een IFS-audit. Zorg voor een gestructureerd inwerkprogramma dat zich richt op voedselveiligheid en kwaliteitsbeheer vanaf dag één. Geef nieuwe medewerkers de tools en kennis om snel op niveau te komen, zodat zij hun steentje kunnen bijdragen aan de algehele naleving van de IFS-normen.
Stap 8: Creëer een voedselveiligheidscultuur: laat het leven in je bedrijf
Voedselveiligheid is een dynamisch proces. Het moet meer zijn dan een set regels – het moet deel uitmaken van je bedrijfs-DNA. Door voedselveiligheid te integreren in de dagelijkse werkcultuur en dit actief te promoten, creëer je een werkomgeving waarin iedereen verantwoordelijkheid neemt voor naleving. Dit kan beginnen met voedselveiligheid als vast agendapunt tijdens teamoverleg of het vieren van successen na een geslaagde audit.
Zorg ervoor dat je leidinggevenden betrokken zijn: zij spelen een cruciale rol in de naleving van voedselveiligheidsnormen. Zorg ervoor dat zij beschikken over uitgebreide kennis van IFS-normen en de vaardigheden om hun teams te coachen en controleren. Dit versterkt niet alleen hun leiderschapskwaliteiten, maar zorgt er ook voor dat de naleving van voedselveiligheid consistent blijft op de werkvloer. Het delen van kennis over IFS-normen en het onderstrepen van het belang ervan bij je teamleiders kan met een eenvoudige en inspirerende e-learning training.
Moedig je teams aan om continu feedback te geven op voedselveiligheid en kwaliteit en betrokken te blijven bij het verbeteren van processen. Let wel op: wijzigingen kunnen niet klakkeloos worden doorgevoerd, want elke wijziging kan van invloed zijn op PRP’s en HACCP. Daarom dient het HACCP team betrokken te worden bij verbetervoorstellen.
Stap 9: Het bereiken van de IFS-ster status: excelleren in onaangekondigde audits
Voor de IFS-ster status moeten bedrijven uitblinken tijdens onaangekondigde audits. Zorg dat je altijd klaar bent voor een audit door continu alle voedselveiligheidsprocessen na te leven. Cultiveer een sterke voedselveiligheidscultuur, onderhoud nauwkeurige en toegankelijke documentatie, en implementeer een systeem voor snelle correctieve acties. Dit toont aan dat je bedrijf proactief risico's beheert en consistent hoge standaarden handhaaft, essentieel voor het verkrijgen van de IFS-ster status.
Conclusie:
Het succesvol doorstaan van een IFS-audit op gebied van instructie en training vereist meer dan het simpelweg volgen van procedures. Je medewerkers moeten goed opgeleid, betrokken en bewust zijn van de gestelde eisen.
Door te investeren in het professionaliseren van intern opleiden, regelmatige herhalingstrainingen en het creëren van een sterke voedselveiligheidscultuur, vergroot je de kans op succes aanzienlijk.
Begin tijdig met het voorbereiden van jouw bedrijf op de volgende IFS-audit en bouw aan een toekomst waarin kwaliteit en veiligheid altijd voorop staan.
Over IFS
Momenteel zijn er wereldwijd meer dan 20.000 bedrijven gecertificeerd volgens de IFS Food-standaard. Deze certificering is vooral populair in Europa en wordt gebruikt door voedingsmiddelenproducenten en verpakkingsbedrijven om te voldoen aan strikte voedselveiligheids- en kwaliteitsnormen.
IFS (International Featured Standards) is een internationaal erkende certificering die zich richt op voedselveiligheid en kwaliteit binnen de voedingsmiddelenindustrie.
Het wordt veel gebruikt door fabrikanten, verpakkers en leveranciers die leveren aan retailers en distributeurs. De IFS-normen helpen bedrijven om te voldoen aan strenge eisen op het gebied van voedselveiligheid, kwaliteitsbeheer en naleving van wettelijke voorschriften.
Een IFS-certificering toont aan dat een bedrijf een veilig, efficiënt en betrouwbaar productieproces heeft, wat vaak vereist wordt door grote klanten, zoals supermarkten.
IFS Food versie 8
Recentelijk zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd in de IFS-certificering, met de introductie van IFS Food versie 8, die sinds oktober 2023 wordt toegepast en vanaf januari 2024 verplicht is.
Deze versie richt zich op verbeterde voedselveiligheid en kwaliteit. Enkele opvallende veranderingen zijn:
🔹 Herclassificatie van de B-score
als afwijking, wat nauwkeuriger feedback geeft aan bedrijven voor continue verbetering.
🔹 Invoering van de IFS-ster status
voor onaangekondigde audits, wat aantoont dat bedrijven consequent voldoen aan hoge veiligheidsnormen.
🔹 Uitbreiding van Food Safety Culture vereisten
waaronder doelen voor communicatie, training en prestatiemeting.
🔹 Efficiëntere audit checklists
en striktere documentatievereisten die voldoen aan internationale normen zoals Codex AlimentariusenISO 22003-2
Bedrijven moeten rekening houden met deze wijzigingen om hun IFS-certificering te behouden en ervoor te zorgen dat hun processen blijven voldoen aan de hoogste veiligheids- en kwaliteitsnormen.
Bronnen: Sesotec , DQS Global en ifs-certification.com
Over Projuice Learning
Projuice Learning is opgericht in 2007 en ondersteund organisaties in de voedingsmiddelenindustrie bij het professionaliseren van intern opleiden. Wij zijn gespecialiseerd in de voedingsmiddelenindustrie en volgen belangrijke ontwikkelingen voor deze industrie op de voet.
Ga naar onze website: www.projuice-learning.com
